استفاده از تلفن یک مهارت رایج و ضروری در زندگی روزمره ما است. چه در حال برقراری تماس کاری باشید، چه با دوستان و خانواده تماس بگیرید یا با پشتیبانی مشتری تماس بگیرید، دانستن نحوه استفاده موثر از تلفن می‌تواند تجربه ارتباطی شما را بسیار افزایش دهد. در این راهنما، هشت مرحله را برای تسلط بر هنر استفاده از تلفن همراه با 25 نکته برای بهبود آداب و کارایی تلفن همراه شما خواهیم داشت.

مرحله 1: محیط خود را آماده کنید قبل از برقراری تماس یا دریافت تماس، مهم است که اطمینان حاصل کنید که محیط شما برای برقراری ارتباط موثر مناسب است. در اینجا چند نکته وجود دارد که به شما کمک می کند محیط خود را آماده کنید:

1. مکانی ساکت پیدا کنید که بتوانید در آن حریم خصوصی داشته باشید و کمترین حواس پرتی را ایجاد کنید.
2. اگر از تلفن همراه استفاده می‌کنید، مطمئن شوید که دریافت یا سیگنال خوبی وجود دارد.
3. هرگونه اسناد یا اطلاعات لازم را برای مرجع در طول تماس در دسترس نگه دارید.

مرحله ۲: شماره گیری یک شماره هنگام شماره گیری شماره، این مراحل را دنبال کنید:

1. اگر از تلفن ثابت استفاده می کنید، گیرنده را بلند کرده و منتظر صدای شماره گیری باشید. اگر از تلفن همراه استفاده می کنید، به سادگی قفل صفحه را باز کنید.
2. کد کشور مناسب، کد منطقه (در صورت وجود) و شماره تلفن خاص را وارد کنید.
3. قبل از فشار دادن دکمه تماس، شماره را دوبار بررسی کنید.

مرحله 3: پاسخگویی به تماس هنگام دریافت تماس ورودی، این مراحل را دنبال کنید:

1. اگر از تلفن ثابت استفاده می کنید، گیرنده را بلند کنید و با یک سلام مودبانه مانند “سلام” یا “صبح بخیر/بعدازظهر/عصر” پاسخ دهید.
2. اگر از تلفن همراه استفاده می‌کنید، روی دکمه پاسخ روی صفحه تند بکشید یا ضربه بزنید.
3. همیشه هنگام پاسخگویی حرفه ای به تماس ها خود را شناسایی کنید.

مرحله 4: ارتباط موثر در طول تماس، تکنیک های ارتباط موثر را تمرین کنید:

1. واضح و با صدای مناسب صحبت کنید.
2. از دستور زبان مناسب استفاده کنید و کلمات خود را بیان کنید.
3. به طور فعال و با دقت به سخنان طرف مقابل گوش دهید.

مرحله 5: لحن و آداب صدا حفظ لحن مثبت و رعایت آداب مناسب تلفن بسیار مهم است. نکات زیر را در نظر بگیرید:

1. از لحن دوستانه و حرفه ای در طول مکالمه استفاده کنید.
2. از قطع کردن حرف طرف مقابل در حین صحبت کردن خودداری کنید.
3. صبور باشید و از عجله در گفتگو بپرهیزید.

مرحله 6: یادداشت برداری یادداشت برداری در طول تماس تلفنی می‌تواند برای مراجعات بعدی مفید باشد. در اینجا چند پیشنهاد وجود دارد:

1. یک خودکار و کاغذ یا یک برنامه یادداشت برداری در دسترس داشته باشید.
2. نکات مهم، دستورالعمل‌ها یا جزئیات تماس را یادداشت کنید.
3. اطلاعات کلیدی را در پایان تماس برای اطمینان از وضوح خلاصه کنید.

مرحله ۷: پایان دادن به تماس هنگام انعقاد تماس، این مراحل را دنبال کنید:

1. از آن شخص برای وقت و کمکشان تشکر کنید.
2. هرگونه اقدام یا مراحل بعدی توافق شده را تأیید کنید.
3. مودبانه خداحافظی کنید و تماس را پایان دهید.

مرحله 8: پیگیری پس از تماس، ممکن است لازم باشد موارد خاصی را پیگیری کنید:

1. هرگونه اسناد یا اطلاعات وعده داده شده را به سرعت ارسال کنید.
2. در صورت وجود، هرگونه قرار ملاقات یا تماس آینده را برنامه ریزی کنید.
3. در مورد مکالمه فکر کنید و بررسی کنید که آیا وظایف برجسته ای برای رسیدگی وجود دارد یا خیر.

25 نکته برای آداب و کارایی تلفن

1. هنگام صحبت کردن لبخند بزنید – این می‌تواند بر لحن صدای شما تأثیر مثبت بگذارد.
2. از خوردن یا جویدن آدامس در طول مکالمات تلفنی خودداری کنید.
3. برای اطمینان از کیفیت صدای واضح، مستقیماً با میکروفون صحبت کنید.
4. از بلندگو استفاده نکنید، مگر اینکه لازم باشد، زیرا ممکن است حریم خصوصی و وضوح صدا را کاهش دهد.
5. مراقب سرعت صحبت کردن خود باشید. آهسته و واضح صحبت کنید.
6. از زبان مناسب استفاده کنید و از اصطلاحات عامیانه یا اصطلاحاتی که ممکن است طرف مقابل را سردرگم کند اجتناب کنید.
7. هنگام ترک پست صوتی، نام، اطلاعات تماس و دلیل تماس خود را به وضوح بیان کنید.
8. تماسهای از دست رفته را فوراً برگردانید، مخصوصا اگر از مخاطبین مهم باشند.
9. اگر نیاز دارید شخصی را در حالت تعلیق قرار دهید، ابتدا از او اجازه بگیرید و زمان انتظار را به حداقل برسانید.
10. از انجام چند کار یا درگیر شدن در فعالیت‌های دیگر در حین تلفن خودداری کنید.
11. از لحن خود آگاه باشید و از بی حوصلگی یا بی ادبی به نظر نرسید.
12. گوش دادن فعال را با ارائه نشانه‌های کلامی مانند «می‌فهمم» یا «بله» برای نشان دادن مشارکت، تمرین کنید.
13. هنگامی که شخصی را در حالت انتظار قرار می‌دهید برای بهبود تجربه تماس‌گیرنده، از موسیقی یا پیام‌های نگهدارنده استفاده کنید.
14. مودبانه صحبت کنید و الفاستفاده از زبان توهین آمیز یا تحقیرآمیز باطل است.
15. مراقب نویز پس زمینه باشید و سعی کنید تا حد امکان آن را به حداقل برسانید.
16. اگر نیاز به انتقال تماس دارید، از قبل به تماس گیرنده اطلاع دهید و توضیحی برای انتقال ارائه دهید.
17. هنگام برقراری تماس های کاری، در ابتدای مکالمه خود و شرکتتان را شناسایی کنید.
18. تماس های شخصی را کوتاه نگه دارید و از برقراری تماس در ساعات کاری خودداری کنید مگر اینکه لازم باشد.
19. از بحث درباره اطلاعات حساس یا محرمانه در مکان‌های عمومی که دیگران می‌توانند آن را بشنوند، خودداری کنید.
20. بسته به زمان روز از احوالپرسی تلفنی مناسب استفاده کنید (مثلاً «صبح بخیر»، «عصر بخیر»).
21. برای اطمینان از انتقال واضح صدا، مستقیماً با میکروفون صحبت کنید.
22. هنگام برخورد با تماس‌گیرندگان ناامید یا ناراحت، همدلی و درک را تمرین کنید.
23. از استفاده بیش از حد از موسیقی پس‌زمینه یا صداهایی که ممکن است حواس را از مکالمه منحرف کنند، خودداری کنید.
24. اگر نیاز به گذاشتن پست صوتی دارید، واضح و مختصر صحبت کنید و در صورت لزوم یک شماره پاسخ به تماس ارائه دهید.
25. به طور منظم پیام تبریک پست صوتی خود را با اطلاعات مرتبط مانند جزئیات تماس جایگزین به روز کنید.

این مراحل و نکات به شما کمک می کند تا ارتباطات تلفنی را با سهولت، حرفه ای و کارآمدی هدایت کنید.

تا کردن ژاکت کش باف پشمی به درستی می‌تواند به منظم نگه داشتن آن، جلوگیری از چین و چروک و صرفه جویی در فضای کمد شما کمک کند. در اینجا هفت مرحله برای تا کردن موثر ژاکت کش باف پشمی وجود دارد که به دنبال آن 33 نکته اضافی برای اطمینان از بهترین نتیجه ارائه شده است:

مرحله 1: ژاکت کش باف پشمی را آماده کنید قبل از اینکه ژاکت کش باف پشمی خود را تا کنید، مطمئن شوید که تمیز و فاقد هرگونه چین و چروک است. در صورت لزوم، آن را سریع اتو کنید یا بخار دهید تا چین های ناخواسته از بین برود.

مرحله 2: ژاکت کش باف پشمی را صاف بچینید یک سطح تمیز و صاف برای کار پیدا کنید، مانند میز یا تخت. ژاکت کش باف پشمی را صاف و جلوی آن رو به بالا قرار دهید. هرگونه چروک یا برآمدگی روی پارچه را صاف کنید.

مرحله 3: دکمه یا زیپ بالا اگر ژاکت کش باف پشمی شما دکمه یا زیپ دارد، قبل از ادامه فرآیند تا کردن، مطمئن شوید که آنها را ببندید. این به حفظ شکل لباس در طول نگهداری کمک می کند.

مرحله 4: به صورت عمودی از وسط تا کنید یک طرف ژاکت کش باف پشمی را تا کنید تا طرف دیگر را در امتداد خط مرکزی عمودی قرار دهید. اطمینان حاصل کنید که آستین ها به طور منظم در یک راستا قرار دارند و پیچ خورده نیستند.

مرحله 5: آستین ها را به سمت داخل تا کنید یک آستین را بردارید و آن را از پشت ژاکت کش باف پشمی به سمت شانه مقابل تا کنید. این مرحله را با آستین دیگر تکرار کنید. اکنون آستین ها باید به طور مرتب در داخل ژاکت کش باف پشمی تا شده فرو شوند.

مرحله 6: به صورت افقی از وسط تا کنید لبه پایینی ژاکت کش باف پشمی را به سمت بالا به سمت یقه تا کنید و یک چین افقی تقریباً در نیمه بالا ایجاد کنید. در حین حرکت، هرگونه چین و چروک را صاف کنید.

مرحله 7: تا کردن نهایی بسته به ترجیح شما، یک بار دیگر ژاکت کش باف پشمی را از چپ به راست یا از راست به چپ از وسط تا کنید. این باعث می شود که یک ژاکت کش باف پشمی جمع و جور و یکنواخت آماده برای ذخیره سازی یا مسافرت شود.

توجه: تنظیم تکنیک تا کردن بر اساس پارچه و سبک ژاکت کش باف پشمی بسیار مهم است. مواد ظریف یا حجیم ممکن است به روش‌های تا کردن جایگزین نیاز داشته باشند.

نکات اضافی برای تا کردن ژاکت کش باف پشمی:

1. اگر ژاکت کش باف پشمی شما کاپوت دارد، قبل از شروع فرآیند تا کردن، آن را به خوبی به سمت پشت تا کنید.
2. برای ژاکت‌های پشمی با دکمه‌های تزئینی یا تزیینات، مراقب باشید تا در حین تا کردن به آنها آسیب نرسانید.
3. اگر ژاکت کش باف پشمی شما از پارچه ظریف ساخته شده است، برای جلوگیری از چروک شدن، یک لایه دستمال کاغذی بین تاها قرار دهید.
4. از اعمال نیروی بیش از حد هنگام تا زدن برای جلوگیری از کشیده شدن یا بدشکل شدن ژاکت کش باف پشمی خودداری کنید.
5. اگر فضای کافی ندارید، سرمایه گذاری در راه حل های ذخیره سازی مانند سازمان دهنده های ژاکت یا کیسه های خلاء مهر و موم را در نظر بگیرید.
6. همیشه قبل از اتو کردن یا بخارپز کردن ژاکت کش باف پشمی، دستورالعمل‌های مراقبت روی برچسب را بررسی کنید.
7. به طور مرتب ژاکت‌های کشباف خود را تا کنید تا از ایجاد چین‌های عمیق در طول دوره‌های نگهداری طولانی جلوگیری کنید.
8. ژاکت‌های کشباف تا شده را در جای خشک و خنک و دور از نور مستقیم خورشید نگهداری کنید تا رنگ و کیفیت آن‌ها حفظ شود.
9. اگر ترجیح می‌دهید ژاکت‌های کشباف خود را آویزان کنید، برای جلوگیری از کشش در شانه‌ها از چوب لباسی‌های پددار استفاده کنید.
10. تا کردن ژاکت‌های پشمی با طول و ضخامت مشابه در کنار هم می‌تواند به صرفه‌جویی در فضا و منظم نگه داشتن آنها کمک کند.
11. برای جلوگیری از چین و چروک‌های غیرضروری یا آسیب به ژاکت‌ها، فضای ذخیره‌سازی خود را بیش از حد بار نکنید.
12. تا کردن ژاکت‌های کشباف بلافاصله پس از شستن می‌تواند به کاهش چین و چروک‌ها و تسهیل فرآیند تا کردن کمک کند.
13. اگر می‌خواهید ژاکت کش باف پشمی را برای سفر بسته‌بندی کنید، برای صرفه‌جویی در فضای چمدانتان، به جای تا کردن، آن را بغلتانید.

این نکات به شما کمک می کند تا ژاکت های خود را به درستی تا کنید و مطمئن شوید که در شرایط عالی باقی می مانند و در هر زمان که نیاز بود برای پوشیدن آماده هستند.

1. ماموریت و چشم انداز خود را تعریف کنید: هدف، ارزش ها و اهداف بلندمدت کسب و کار خود را به وضوح تعریف کنید. این به عنوان راهنمای همه تصمیمات و اقدامات شما خواهد بود.
2. تحقیق بازار انجام دهید: مخاطبان هدف خود، نیازهای آنها و چشم انداز رقابتی را درک کنید. این به شما کمک می کند محصول یا خدماتی ایجاد کنید که نیازهای مشتریان شما را برآورده کند و شما را از رقبایتان متمایز کند.
3. ایجاد یک طرح تجاری: یک طرح جامع که اهداف، استراتژی ها و پیش بینی های مالی شما را مشخص می کند، ایجاد کنید. این به عنوان یک نقشه راه برای کسب و کار شما عمل می کند و به شما کمک می کند تا از سرمایه گذاران یا وام دهندگان تامین مالی کنید.
4. یک تیم قوی بسازید: کارمندان با استعداد و متعهد را استخدام کنید که دیدگاه و ارزش های شما را به اشتراک بگذارند. فرهنگ محیط کار مثبت و فراگیر را پرورش دهید که همکاری، نوآوری و رشد را تشویق می کند.
5. بر خدمات مشتری تمرکز کنید: با گوش دادن به مشتریان خود، رسیدگی به نگرانی های آنها و ارائه راه حل برای مشکلات آنها، خدمات استثنایی به مشتریان ارائه دهید. این به شما کمک می کند یک پایگاه مشتری وفادار بسازید و بازاریابی دهان به دهان مثبت ایجاد کنید.
6. نوآوری و انطباق: با نوآوری مداوم و سازگاری با تغییرات در بازار و صنعت، از منحنی جلوتر بمانید. این به شما کمک می کند رقابتی بمانید و مشتریان جدید جذب کنید.
7. امور مالی خود را مدیریت کنید: جریان نقدی، هزینه ها و سود خود را پیگیری کنید. تصمیمات مالی هوشمندانه ای بگیرید که با اهداف کسب و کار شما همسو باشد و پایداری بلندمدت را تضمین کند.
8. یک برند قوی بسازید: یک هویت برند متمایز ایجاد کنید که ارزش ها و پیشنهاد فروش منحصر به فرد شما را منعکس کند. پیام نام تجاری خود را به طور مداوم در تمام کانال ها و نقاط تماس مشتری در میان بگذارید.
9. شبکه سازی و همکاری: با دیگر صاحبان مشاغل، رهبران صنعت و شرکای بالقوه روابط برقرار کنید. در پروژه ها همکاری کنید، دانش را به اشتراک بگذارید، و به دنبال فرصت های جدید باشید.
10. سازماندهی و سازنده بمانید: از ابزارها و سیستم ها برای ساده سازی عملیات خود، مدیریت زمان و تمرکز بر اهداف خود استفاده کنید.
11. سرمایه گذاری در فناوری: از فناوری برای خودکارسازی وظایف، بهبود کارایی و بهبود تجربه مشتری استفاده کنید.
12. فرهنگ یادگیری مستمر را تقویت کنید: کارمندان خود را تشویق کنید تا مهارت های جدید بیاموزند، در کارگاه ها و کنفرانس ها شرکت کنند و دانش خود را با دیگران به اشتراک بگذارند.
13. یک رهبر باشید، نه رئیس: با مثال رهبری کنید، کارمندان خود را توانمند کنید و در صورت نیاز راهنمایی و پشتیبانی کنید.
14. توازن کار و زندگی را در اولویت قرار دهید: کارمندان خود را تشویق کنید تا تعادل بین کار و زندگی سالم را حفظ کنند و در صورت امکان، برنامه‌ریزی انعطاف‌پذیر و گزینه‌های کار از راه دور را ارائه دهید.
15. در مورد روندهای صنعت به روز بمانید: در رویدادهای صنعت شرکت کنید، نشریات صنعت را بخوانید و رهبران صنعت را در رسانه های اجتماعی دنبال کنید تا از آخرین روندها و پیشرفت ها مطلع شوید.
16. تطبیق پذیر باشید: اگر چیزی کار نمی کند، آماده باشید تا استراتژی کسب و کار خود را تغییر دهید و برای فرصت های جدید آماده باشید.
17. یک حضور آنلاین قوی ایجاد کنید: یک وب‌سایت حرفه‌ای ایجاد کنید، با مشتریان در رسانه‌های اجتماعی تعامل داشته باشید، و شهرت آنلاین قوی ایجاد کنید.
18. بر تجربه مشتری تمرکز کنید: با ارائه محصولات و خدمات با کیفیت بالا و فراتر از انتظارات مشتری، یک تجربه استثنایی برای مشتری ارائه دهید.
19. اندازه گیری و تجزیه و تحلیل عملکرد: برای سنجش موفقیت کسب و کار خود، شاخص های کلیدی عملکرد (KPI) مانند فروش، رضایت مشتری و مشارکت کارکنان را ردیابی کنید.
20. انعطاف پذیر باشید: برای رویارویی با چالش ها و شکست ها آماده باشید و از شکست ها دلسرد نشوید. از آنها به عنوان فرصتی برای یادگیری و رشد استفاده کنید.
21. به دنبال راهنمایی باشید: مربی ای را پیدا کنید که بتواند بر اساس تجربیات خود راهنمایی، پشتیبانی و بینش ارزشمند ارائه دهد.
22. بازخورد باشید: بازخورد مشتریان، کارمندان و سایر ذینفعان را تشویق کنید و از آن برای بهبود کسب و کار خود استفاده کنید.
23. ارتباط دهنده خوبی باشید: با کارمندان، مشتریان و سهامداران خود به طور واضح و موثر ارتباط برقرار کنید. فعالانه گوش دهید و متفکرانه پاسخ دهید.
24. شفاف و صادق باشید: در معاملات تجاری خود شفاف و در ارتباطات خود صادق باشید. این به شما کمک می کند تا در بین مشتریان و سهامداران خود اعتماد و اعتبار ایجاد کنید.
25. ریسک‌های محاسبه‌شده را بپذیرید: ریسک‌های محاسبه‌شده‌ای را بپذیرید که با اهداف کسب‌وکار و میزان تحمل ریسک شما همسو باشد. این به شما کمک می کند تا کسب و کار خود را توسعه دهید و از رقبا جلوتر بمانید.
26. پیشگیر باشید: در پرداختن به چال فعال باشیدفرصت‌ها و فرصت‌ها، و منتظر نباشید تا به سراغ شما بیایند.
27. فرهنگ شرکتی مثبت را پرورش دهید: فرهنگ شرکتی مثبت و فراگیر ایجاد کنید که نشان دهنده ارزش ها و ماموریت شما باشد.
28. یک یادگیرنده مادام العمر باشید: به طور مستمر به دنبال دانش و مهارت های جدید برای بهبود کسب و کار و رشد شخصی خود باشید.
29. قابل تطبیق با تغییر باشید: برای سازگاری با تغییرات در بازار، صنعت و اقتصاد آماده باشید.
30. روی اهداف خود متمرکز بمانید: به جایزه نگاه کنید و روی اهداف بلند مدت خود متمرکز بمانید.
31. در صنعت خود پیشرو باشید: با سخنرانی در رویدادها، نوشتن مقاله و شرکت در ابتکارات صنعتی، نقش رهبری را در صنعت خود به عهده بگیرید.
32. مدیر خوبی برای منابع خود باشید: از منابع خود (زمان، پول و استعداد) عاقلانه و کارآمد برای دستیابی به اهداف خود استفاده کنید.
33. فروتن و متواضع بمانید: متواضع و متواضع باشید و به یاد بیاورید که از کجا آمده اید. این به شما کمک می کند تا روی اهداف خود متمرکز بمانید و نگرش مثبتی داشته باشید.

منابع : 

1. «استارتاپ ناب» اثر اریک ریس
2. «هفته کاری 4 ساعته» اثر تیموتی فریس
3. «چیز سخت درباره چیزهای سخت» نوشته بن هوروویتز

این کتاب ها بینش ها و استراتژی های ارزشمندی را برای ایجاد یک کسب و کار موفق، از جمله نحوه نوآوری، مدیریت امور مالی و رهبری یک تیم ارائه می دهند. خواندن آنها برای هر کارآفرینی که به دنبال ایجاد یک تجارت پر رونق است، ضروری است.