استفاده از تلفن یک مهارت رایج و ضروری در زندگی روزمره ما است. چه در حال برقراری تماس کاری باشید، چه با دوستان و خانواده تماس بگیرید یا با پشتیبانی مشتری تماس بگیرید، دانستن نحوه استفاده موثر از تلفن می‌تواند تجربه ارتباطی شما را بسیار افزایش دهد. در این راهنما، هشت مرحله را برای تسلط بر هنر استفاده از تلفن همراه با 25 نکته برای بهبود آداب و کارایی تلفن همراه شما خواهیم داشت.
مرحله 1: محیط خود را آماده کنید قبل از برقراری تماس یا دریافت تماس، مهم است که اطمینان حاصل کنید که محیط شما برای برقراری ارتباط موثر مناسب است. در اینجا چند نکته وجود دارد که به شما کمک می کند محیط خود را آماده کنید:
- مکانی ساکت پیدا کنید که بتوانید در آن حریم خصوصی داشته باشید و کمترین حواس پرتی را ایجاد کنید.
- اگر از تلفن همراه استفاده می‌کنید، مطمئن شوید که دریافت یا سیگنال خوبی وجود دارد.
- هرگونه اسناد یا اطلاعات لازم را برای مرجع در طول تماس در دسترس نگه دارید.
مرحله ۲: شماره گیری یک شماره هنگام شماره گیری شماره، این مراحل را دنبال کنید:
- اگر از تلفن ثابت استفاده می کنید، گیرنده را بلند کرده و منتظر صدای شماره گیری باشید. اگر از تلفن همراه استفاده می کنید، به سادگی قفل صفحه را باز کنید.
- کد کشور مناسب، کد منطقه (در صورت وجود) و شماره تلفن خاص را وارد کنید.
- قبل از فشار دادن دکمه تماس، شماره را دوبار بررسی کنید.
مرحله 3: پاسخگویی به تماس هنگام دریافت تماس ورودی، این مراحل را دنبال کنید:
- اگر از تلفن ثابت استفاده می کنید، گیرنده را بلند کنید و با یک سلام مودبانه مانند “سلام” یا “صبح بخیر/بعدازظهر/عصر” پاسخ دهید.
- اگر از تلفن همراه استفاده می‌کنید، روی دکمه پاسخ روی صفحه تند بکشید یا ضربه بزنید.
- همیشه هنگام پاسخگویی حرفه ای به تماس ها خود را شناسایی کنید.
مرحله 4: ارتباط موثر در طول تماس، تکنیک های ارتباط موثر را تمرین کنید:
- واضح و با صدای مناسب صحبت کنید.
- از دستور زبان مناسب استفاده کنید و کلمات خود را بیان کنید.
- به طور فعال و با دقت به سخنان طرف مقابل گوش دهید.
مرحله 5: لحن و آداب صدا حفظ لحن مثبت و رعایت آداب مناسب تلفن بسیار مهم است. نکات زیر را در نظر بگیرید:
- از لحن دوستانه و حرفه ای در طول مکالمه استفاده کنید.
- از قطع کردن حرف طرف مقابل در حین صحبت کردن خودداری کنید.
- صبور باشید و از عجله در گفتگو بپرهیزید.
مرحله 6: یادداشت برداری یادداشت برداری در طول تماس تلفنی می‌تواند برای مراجعات بعدی مفید باشد. در اینجا چند پیشنهاد وجود دارد:
- یک خودکار و کاغذ یا یک برنامه یادداشت برداری در دسترس داشته باشید.
- نکات مهم، دستورالعمل‌ها یا جزئیات تماس را یادداشت کنید.
- اطلاعات کلیدی را در پایان تماس برای اطمینان از وضوح خلاصه کنید.
مرحله ۷: پایان دادن به تماس هنگام انعقاد تماس، این مراحل را دنبال کنید:
- از آن شخص برای وقت و کمکشان تشکر کنید.
- هرگونه اقدام یا مراحل بعدی توافق شده را تأیید کنید.
- مودبانه خداحافظی کنید و تماس را پایان دهید.
مرحله 8: پیگیری پس از تماس، ممکن است لازم باشد موارد خاصی را پیگیری کنید:
- هرگونه اسناد یا اطلاعات وعده داده شده را به سرعت ارسال کنید.
- در صورت وجود، هرگونه قرار ملاقات یا تماس آینده را برنامه ریزی کنید.
- در مورد مکالمه فکر کنید و بررسی کنید که آیا وظایف برجسته ای برای رسیدگی وجود دارد یا خیر.
25 نکته برای آداب و کارایی تلفن
- هنگام صحبت کردن لبخند بزنید – این می‌تواند بر لحن صدای شما تأثیر مثبت بگذارد.
- از خوردن یا جویدن آدامس در طول مکالمات تلفنی خودداری کنید.
- برای اطمینان از کیفیت صدای واضح، مستقیماً با میکروفون صحبت کنید.
- از بلندگو استفاده نکنید، مگر اینکه لازم باشد، زیرا ممکن است حریم خصوصی و وضوح صدا را کاهش دهد.
- مراقب سرعت صحبت کردن خود باشید. آهسته و واضح صحبت کنید.
- از زبان مناسب استفاده کنید و از اصطلاحات عامیانه یا اصطلاحاتی که ممکن است طرف مقابل را سردرگم کند اجتناب کنید.
- هنگام ترک پست صوتی، نام، اطلاعات تماس و دلیل تماس خود را به وضوح بیان کنید.
- تماسهای از دست رفته را فوراً برگردانید، مخصوصا اگر از مخاطبین مهم باشند.
- اگر نیاز دارید شخصی را در حالت تعلیق قرار دهید، ابتدا از او اجازه بگیرید و زمان انتظار را به حداقل برسانید.
- از انجام چند کار یا درگیر شدن در فعالیت‌های دیگر در حین تلفن خودداری کنید.
- از لحن خود آگاه باشید و از بی حوصلگی یا بی ادبی به نظر نرسید.
- گوش دادن فعال را با ارائه نشانه‌های کلامی مانند «می‌فهمم» یا «بله» برای نشان دادن مشارکت، تمرین کنید.
- هنگامی که شخصی را در حالت انتظار قرار می‌دهید برای بهبود تجربه تماس‌گیرنده، از موسیقی یا پیام‌های نگهدارنده استفاده کنید.
- مودبانه صحبت کنید و الفاستفاده از زبان توهین آمیز یا تحقیرآمیز باطل است.
- مراقب نویز پس زمینه باشید و سعی کنید تا حد امکان آن را به حداقل برسانید.
- اگر نیاز به انتقال تماس دارید، از قبل به تماس گیرنده اطلاع دهید و توضیحی برای انتقال ارائه دهید.
- هنگام برقراری تماس های کاری، در ابتدای مکالمه خود و شرکتتان را شناسایی کنید.
- تماس های شخصی را کوتاه نگه دارید و از برقراری تماس در ساعات کاری خودداری کنید مگر اینکه لازم باشد.
- از بحث درباره اطلاعات حساس یا محرمانه در مکان‌های عمومی که دیگران می‌توانند آن را بشنوند، خودداری کنید.
- بسته به زمان روز از احوالپرسی تلفنی مناسب استفاده کنید (مثلاً «صبح بخیر»، «عصر بخیر»).
- برای اطمینان از انتقال واضح صدا، مستقیماً با میکروفون صحبت کنید.
- هنگام برخورد با تماس‌گیرندگان ناامید یا ناراحت، همدلی و درک را تمرین کنید.
- از استفاده بیش از حد از موسیقی پس‌زمینه یا صداهایی که ممکن است حواس را از مکالمه منحرف کنند، خودداری کنید.
- اگر نیاز به گذاشتن پست صوتی دارید، واضح و مختصر صحبت کنید و در صورت لزوم یک شماره پاسخ به تماس ارائه دهید.
- به طور منظم پیام تبریک پست صوتی خود را با اطلاعات مرتبط مانند جزئیات تماس جایگزین به روز کنید.
این مراحل و نکات به شما کمک می کند تا ارتباطات تلفنی را با سهولت، حرفه ای و کارآمدی هدایت کنید.
